Secrétariat médical (sur site, Angers & alentours) : faites appel à votre secrétaire médicale indépendante !
Pourquoi faire appel à une secrétaire médicale indépendante ?
- Pour remplacer votre secrétaire pendant ses congés et autres absences, prévues ou imprévues.
- Pour la gestion administrative du cabinet (classement, numérisation, commandes, courriers, mails, fax…) par une secrétaire médicale à temps partiel.
Quels sont les avantages d’une secrétaire médicale indépendante ?
- Un accompagnement fiable et sur-mesure de votre activité de praticien :
- Professionnelle expérimentée, elle connaît bien le métier et les besoins des professionnels de santé. Autonome, elle sait s’adapter rapidement à son environnement et à vos attentes.
- Dès sa première intervention, elle connaît vos locaux, vos besoins, votre fonctionnement, vos outils et habitudes. Vous n’avez plus à former une nouvelle secrétaire médicale à chaque absence.
- Elle vous accompagne grâce à une relation de confiance sur le long terme : vous pouvez l’appeler dès que vous avez un besoin !
- Des modalités de gestion très simples et efficaces :
- Elle peut être sollicitée sur de très courtes durées, à partir d’une demi-journée, ponctuellement. Son intervention est planifiée au plus près de vos besoins, ni plus, ni moins.
- Vous gagnez du temps en gestion des ressources humaines : plus de candidate à trouver, de contrat de travail à rédiger, de fiche de paie à élaborer, pas de démarches administratives, déclarations ou charges sociales.
- Sa facture peut être comptabilisée dans vos charges pour déductions fiscales.
Les prestations réalisées sont bien sûr soumises au respect du secret médical.
Une clause spécifique de confidentialité pourra être signée à votre demande.
Que pouvez-vous déléguer à votre secrétaire médicale indépendante ?
Vous êtes praticien sur Angers ou ses alentours. Votre secrétaire doit s’absenter et vous souhaitez la remplacer ?
Aujourd’hui, vous travaillez avec une secrétaire qui connaît très bien vos besoins, votre organisation, et vos patients. Vous collaborez en toute confiance, et le quotidien est fluide. Vous le savez, la bonne organisation d’un cabinet médical dépend en grande partie de cette personne !
Mais comment faites-vous lorsque cette collaboratrice part en congés ou pour un arrêt de travail ?
Votre secrétaire médicale indépendante est là pour une prise en charge globale de votre secrétariat, en vos locaux, sur Angers (49) et ses alentours :
- Accueil et orientation des patients.
- Rassurer, écouter, échanger pour comprendre le besoin du patient.
- Répondre aux questions administratives.
- Relayer les demandes, transmettre les documents médicaux en attente (courrier spécialiste, ordonnance, bon de transport…)
- Mettre à jour le dossier médical du patient pour une base de données à jour.
- Prise des rendez-vous au téléphone (standard téléphonique) et sur site.
- Accueillir, évaluer la demande, comprendre le besoin, orienter.
- Planifier les consultations selon les critères du cabinet : degré d’urgence, lieu et objet du rendez-vous.
- Optimiser le planning de la journée.
- Gestion administrative des dossiers médicaux.
- Numérisation des documents (compte-rendus spécialistes, biologies…).
- Archivage : classement numérique et/ou papier.
- Prise de rendez-vous auprès des spécialistes, radiologues, et autres professionnels de santé.
- Secrétariat général, organisation du cabinet.
- Gestion des appels téléphoniques.
- Gestion des rendez-vous avec les laboratoires.
- Transmission des messages.
- Traitement du courrier entrant.
- Saisie de courriers et compte-rendus.
- Envoi de fax et mails.
- Stérilisation du matériel.
Vous êtes praticien sur Angers ou ses alentours. Vous aimeriez travailler avec une secrétaire mais vous n’êtes pas prêt à embaucher ?
Vous avez le sentiment de consacrer trop de temps aux tâches administratives. Vous aimeriez passer ce temps avec vos patients plutôt qu’avec votre ordinateur.
Votre secrétaire médicale indépendante est là pour une prise en charge de la gestion administrative de votre cabinet, en vos locaux, sur Angers (49) et ses alentours :
- Gestion des documents de vos patients : numérisation, classement dans votre logiciel et/ou en format papier.
- Préparation de mails, courriers, fax.
- Planification des rendez-vous spécialistes, imagerie… pour les patients que vous adressez à des confrères.
- Saisie de compte-rendus.
Votre besoin n’est pas listé ici ? Faites le point sur vos besoins lors d’un rendez-vous en vos locaux !
Exemple d’intervention : ils ont fait appel à leur secrétaire médicale indépendante.
Remplacement d’une secrétaire médicale absente quelques jours
Un cabinet de plusieurs généralistes m’a sollicitée pour assurer le remplacement de leur secrétaire, qui devait partir en congés.
Les besoins de ces professionnels de santé étaient :
- une personne présente physiquement pour recevoir leurs patients, répondre à leurs questions, noter leurs demandes, leur remettre des ordonnances et courriers en attente…
- une prise en charge de la ligne téléphonique pour la gestion de leurs agendas, avec la prise de RDV des patients.
- un accompagnement dans leurs tâches au quotidien, comme lorsque leur secrétaire est présente : prise de RDV avec les spécialistes, envoi de mails et fax, prise des messages des patients et confrères, classement, stérilisation …
Ils faisaient face à la difficulté de recruter pour de courtes périodes : le processus de recrutement prend du temps, peu de candidats sont intéressés pour quelques jours, et il faut former une nouvelle secrétaire à chaque absence.
> Organisation d’une journée avec la secrétaire médicale habituelle pour me former (transmissions, observations…)
> Prise de poste
> Je peux être contactée à tout moment pour une demi-journée, une journée, une semaine… dès que la secrétaire habituelle doit s’absenter (congés, arrêts maladie, besoin d’une journée…). Je connais les personnes, les lieux, les habitudes, plus de perte de temps en transmissions d’informations.
Gain de temps et lien de confiance !
Je les ai accompagnés durant plusieurs années au quotidien dans leur activité de médecin :
