Déléguer sa gestion commerciale en freelance
Déléguer sa gestion commerciale en freelance : osez !
Vous avez le sentiment de passer trop de temps sur la gestion de votre facturation ? De ne pas bien maîtriser les outils bureautiques ? De manquer de rigueur et de structure pour une bonne gestion comptable ? Relancer vos clients pour le paiement de vos factures vous est désagréable ?
Déléguer une partie de sa gestion commerciale à une assistante freelance vous permet d’alléger votre charge mentale, de gagner du temps, et d’optimiser votre organisation !
Oui, vous pouvez envisager d’être efficace et détendu(e)…
Que déléguer à votre assistante freelance ?
Facturation
- Création de vos factures à partir de vos bons de livraison et/ou devis.
- Envoi des documents à vos clients pour règlement.
Pointage bancaire
- Vérification des paiements réalisés.
- Relance de vos clients si nécessaire.
- Classement numérique ou papier de vos factures de vente et fournisseurs.
Création de modèles de documents commerciaux
- Devis, bons de livraison, factures.
- Modèles de courriers, modèles de mails.
Suivi de votre chiffre d’affaires
- Création d’un tableau de suivi et calcul mensuel (reporting).
Exemples de réalisations
Création de modèles de documents sous Excel : devis, bon de livraison, facture
Bien que réaliser ce type de documents sous Excel ne soit pas optimal (traçabilité de la comptabilité, risque d’erreurs…), il y a des situations particulières où le choix de l’entrepreneur peut se porter sur cet outil. Ce qui a nécessité, dans cette TPE où je suis intervenue, de prendre en compte plusieurs aspects :
> Légal : respect des mentions obligatoires pour être dans la légalité
> Esthétique : respect de la charte graphique (police, logo, couleurs) pour que les documents soient en cohérence avec l’image de l’entreprise
> Pratique (car utilisation quotidienne !) :
- Automatisation des documents au maximum avec des liens vers la base de données produits et la base de données clients. Insertion de formules de calculs automatiques dès que possible.
- Création automatique d’un nouveau document à chaque ouverture du modèle de base pour ne pas risquer « d’écraser » un document précédent.
- Deux gammes de modèles : pour un public pro et un public particulier, le client ayant la contrainte de gérer des documents présentés de manière différente.
Gagner du temps et générer des documents ultra personnalisés !
Facturation mensuelle (mais pas que).
L’un de mes clients programme ma venue une fois par mois, en début de mois, afin de procéder à sa facturation.
> Prise de connaissance des bons de livraison
> Préparation des factures à partir des bons de livraison
> Edition des factures :
- en format papier pour rejoindre le classeur de comptabilité en tant que « factures ventes »
- en format PDF pour envoi par mail aux clients
> Pointage des règlements du mois précédent pour vérifier que les paiements attendus ont bien été réalisés. Si nécessaire, alerte du gérant et relance client !
> Calcul du CA mensuel réalisé et intégration dans un tableau de suivi.
En fin de journée, quand je quitte l’entreprise, mon client trouve toutes les demandes de règlement à destination de ses clients préparées en tant que brouillons dans sa boite mail. Ce qui lui permet de prendre connaissance du contenu, et d’ajouter un petit mot personnalisé à ses plus proches clients avant de cliquer sur « envoyer ».
Il regarde son tableau de bord pour le suivi du chiffre d’affaire.
Il ne pense même pas à la compta…
Gagner du temps et garder le contrôle !