Déléguer sa gestion administrative en freelance
Déléguer sa gestion administrative en freelance : osez !
Vous avez le sentiment de passer trop de temps à gérer des affaires administratives au bureau ? De ne pas bien maîtriser les outils bureautiques ? De ne jamais retrouver les bons documents quand vous en avez besoin ?
Déléguer une partie de sa gestion administrative à une assistante freelance vous permet d’alléger votre charge mentale, et d’optimiser votre organisation grâce à de nouveaux outils et de nouveaux réflexes pour être plus efficace !
Que déléguer à votre assistante freelance pour externaliser votre gestion administrative ?
Aide au choix des outils numériques du quotidien.
- Cloud, visioconférence, choix de logiciels, sélection d’applications pour fluidifier votre organisation,
- Routine de sauvegarde des données,
- Paramétrage de vos favoris…
Mise en place d’un classement numérique ou papier.
- Aide au choix des systèmes de classement.
- Création d’une arborescence adaptée à votre activité et votre organisation.
- Classement de vos documents existants
Réalisation de fiches mémo administratives et procédures.
- Création d’annuaires et listes avec les informations à retrouver au quotidien.
- Création de procédures avec votre organisation, vos process.
Aide pour vos démarches auprès des organismes partenaires de votre activité et institutions.
- Réalisation de démarches pour vous ou avec vous.
- Dépôt de dossiers ou documents sur les plateformes de l’Etat (Chorus Pro, Monactiviteformation, Préfecture, Guichet Numérique d’Autorisations d’Urbanisme, …).
Création de modèles de courriers & mails.
- Création d’une arborescence de dossiers, de règles de classement.
- Classement de vos mails.
- Réalisation de votre (ou vos) signature(s) de mails.
- Réponse aux mails appelant une réponse simple, selon vos directives.
- Création d’un annuaire de vos contacts.
Création d’outils de suivi d’activité.
- Réalisation de tableaux de bord avec vos indicateurs pertinents.
Exemples de réalisations : ils ont délégué leur gestion administrative à leur assistante freelance.
Remplacement d’une secrétaire absente quelques jours
Un groupement de cinq professionnels m’a sollicitée pour assurer le remplacement de leur secrétaire en poste durant sa semaine de congés. Une rupture de service n’est envisageable ni pour les visiteurs, ni pour les professionnels. Mais comment recruter pour des durées allant de 1 à 5 jours ? Quasi impossible de trouver un candidat pour un contrat de travail aussi court. Recours à l’intérim ? la personne n’est jamais la même, et souvent elle part avant la fin de la durée du contrat.
> Organisation d’une journée en duo avec la secrétaire pour me former
> Prise de poste
> Je peux être contactée à tout moment pour une demi-journée, une journée, une semaine… dès que la secrétaire habituelle doit s’absenter. Je connais les personnes, les lieux, les habitudes, plus de perte de temps en transmissions d’informations.
Gain de temps et lien de confiance !
Refonte de documents de formation
Une formatrice indépendante m’a sollicitée pour finaliser tous les documents en lien avec l’organisation de ses formations : conventions, fiches d’émargement, attestations, convocations, règlement intérieur, questionnaires de satisfaction, … .
En effet, la grande rigueur attendue par la certification QUALIOPI demande aux formateurs d’avoir des outils nombreux et bien conçus.
> Relecture et corrections (grammaire, orthographe, syntaxe : élimination des « coquilles »)
> Mise en forme sous Word en accord avec sa charte graphique : police, logo, en-tête et pied de page, sauts de page…
> Réalisation de formulaires en ligne pour les questionnaires de satisfaction avec Google Form.
> Restitution des documents dans les délais fixés grâce à un cloud partagé.
Gain de temps et réduction de charge mentale grâce au télétravail !